Espaces de Travail - Gestion de l'Accès aux Documents

Paradigm permet aux utilisateurs de contrôler l’accessibilité de chaque document, garantissant une utilisation contrôlée et sécurisée des informations.

Un espace de travail est une zone ou un environnement dédié, conçu pour favoriser la productivité, la collaboration et la concentration. Son objectif est de fournir les outils, ressources et conditions nécessaires pour permettre aux individus ou aux équipes de réaliser efficacement leurs tâches et d’atteindre leurs objectifs.

La configuration des espaces de travail a un impact direct sur la sécurité des données et la conformité. Vérifiez attentivement les permissions d’accès avant de créer ou de modifier des espaces de travail afin d’éviter toute exposition non autorisée de documents.

Prérequis

Pour gérer les espaces de travail, vous devez disposer d’un accès administrateur et de l’un des rôles suivants :

• Super Admin (Admin) – Accès complet à tous les espaces de travail et paramètres
• Sys Admin – Capacités d’administration au niveau système
• Account Manager – Capacités d’administration au niveau du compte
• Company Admin – Administration au niveau de l’entreprise

Rôles et permissions des espaces de travail

Dans Paradigm, les membres d’un espace de travail se voient attribuer l’un des trois rôles suivants : Viewer, Editor ou Owner. Ces rôles définissent les actions qu’un utilisateur peut effectuer au sein de l’espace de travail et sur ses documents.

Rôle	Permissions au niveau de l’espace de travail	Permissions sur les documents
Owner	- Mettre à jour les membres - Supprimer des membres - Supprimer l’espace de travail	- Téléverser, supprimer, lire, modifier
Editor	Aucune permission spécifique au niveau de l’espace de travail	- Téléverser, supprimer, lire, modifier
Viewer	Aucune permission spécifique au niveau de l’espace de travail	- Lecture seule

⚠️ Exception importante : Le rôle Document Manager confère la possibilité de téléverser et de supprimer des documents dans n’importe quel espace de travail, quel que soit le rôle de l’utilisateur dans cet espace (Viewer, Editor ou Owner). Il s’agit d’une permission globale qui prévaut sur les restrictions d’accès aux documents au niveau de l’espace de travail.

Ce que vous pouvez faire dans le panneau d’administration

Opérations principales sur les espaces de travail :

• ✅ Créer de nouveaux espaces de travail avec une configuration complète
• ✅ Mettre à jour les propriétés d’un espace de travail (nom, description, entreprise)
• ✅ Gérer les membres d’un espace de travail (ajouter/supprimer des utilisateurs et des équipes)
• ✅ Consulter l’ensemble des détails et métadonnées d’un espace de travail
• ✅ Supprimer des espaces de travail (avec les avertissements appropriés)

Fonctionnalités exclusives :

• ✅ Gestion directe des équipes – Ajouter à la fois des utilisateurs individuels ET des équipes en tant que membres de l’espace de travail (non disponible via l’API v2)
• ✅ Visibilité complète – Voir tous les espaces de travail de l’entreprise (selon votre rôle)
• ✅ Configuration avancée – Accès à l’ensemble des paramètres et propriétés des espaces de travail

Parcours courants

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Créer un espace de travail

Étape 1 : Accéder à la page de création d’espace de travail

• Connectez-vous avec un compte Admin, Sys Admin, Account Manager ou Company Admin
• Accédez à la rubrique Workspaces dans le menu
• Cliquez sur « + Add » dans le menu pour afficher le formulaire de création d’espace de travail

Étape 2 : Créer un espace de travail

• Remplissez le champ Name (obligatoire)
  • Choisissez un nom descriptif et unique
  • Exemple : « Project Phoenix - Documentation »
  • Évitez les acronymes ambigus
• Remplissez le champ Description (facultatif)
  • Décrivez l’objectif et le contenu
  • Exemple : « Documentation technique et spécifications du Project Phoenix »
  • Facilite la recherche et la compréhension
• Remplissez le champ Company (obligatoire)
  • Sélectionnez l’entreprise associée
  • Pré-rempli si vous êtes Company Admin
• Cliquez sur « Save » pour terminer et revenir à la liste des espaces de travail, ou sur « Save and continue editing » pour ajouter des membres

Étape 3 : Ajouter des membres à un espace de travail (espaces Custom et Private uniquement)

• Accédez à la section Team
• Cliquez sur le bouton « + Add another Workspace Member »
• Sélectionnez les utilisateurs ou équipes à ajouter
  • Recherchez l’utilisateur ou l’équipe dans la liste déroulante
  • Sélectionnez l’utilisateur ou l’équipe
  • Attribuez un rôle : Viewer, Editor ou Owner
• Cliquez sur « Save » pour terminer et revenir à la liste des espaces de travail

Les membres sont gérés au niveau de l’équipe (Team), et non au niveau de l’espace de travail (Workspace). Pour ajouter ou supprimer des membres, modifiez l’équipe associée.

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Mettre à jour un espace de travail

Étape 1 : Accéder à la page de modification de l’espace de travail

• Connectez-vous avec un compte Admin, Sys Admin, Account Manager ou Company Admin
• Accédez à la rubrique Workspaces dans le menu
• Cliquez sur « Workspaces » dans le menu pour afficher le tableau des espaces de travail

Étape 2 : Mettre à jour un espace de travail

• Sélectionnez l’espace de travail à modifier
• (Optionnel) Modifiez le nom et/ou la description

Étape 3 : Mettre à jour les membres d’un espace de travail (espaces Custom et Private uniquement)

• Ajouter des membres :
  • Accédez à la section Workspace Members
  • Cliquez sur « + Add another Workspace Member » pour en ajouter
  • Sélectionnez des utilisateurs ou équipes et attribuez des rôles (Viewer, Editor, Owner)
• Supprimer des membres :
  • Accédez à la section Workspace Members
  • Cliquez sur « x » à droite du membre à supprimer
• Cliquez sur « Save » pour terminer et revenir à la liste des espaces de travail

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Supprimer un espace de travail

Considérations importantes

⚠️ ATTENTION : La suppression d’un espace de travail est IRRÉVERSIBLE et entraîne également la suppression de :

• La collection associée
• Tous les documents contenus
• Tous les embeddings générés

Étape 1 : Accéder à la page de modification de l’espace de travail

• Connectez-vous avec un compte Admin, Sys Admin, Account Manager ou Company Admin
• Accédez à la rubrique Workspaces dans le menu
• Cliquez sur « Workspaces » dans le menu pour afficher le tableau des espaces de travail

Étape 2 : Supprimer un espace de travail

• Sélectionnez l’espace de travail à supprimer
• Cliquez sur « Delete workspace » en bas à droite du formulaire
• Cliquez sur « Yes, I’m sure » pour confirmer la suppression